Cómo manejar los almacenes de empresas familiares

Si has empezado una empresa familiar y tienen un almacén, estos concejos pueden servirte. Es muy importante que lleves el control de lo que entra y sale, porque sigue siendo un negocio. No importa que tus socios sean tu familia y creas que nunca te podrán dañar. Mejor prevé y evita poner en riesgo a la empresa, porque cuando menos te lo esperes no sabrás qué tienes y qué no.

Es por esto que se debe llevar registro de todo lo que entra con órdenes de compra aprobadas por todos los responsables. Después, el departamento de almacén debe hacer un informe de entrada. Éste debe decir qué entró, cómo entró y cuánto entró. Una vez terminando, lo mandará al departamento de logística. La idea es que este informe registre cualquier diferencia que haya entre la orden de compra y lo que llegó. Así se podrá ver si hay errores.

Por otro lado, las salidas de almacén deben tener un respaldo en facturas, notas de entrega o notas de devolución. Cuando se trate de mercancía defectuosa, entrega a trabajadores externos y consumos internos, también se debe hacer una nota. Se señalará lo más claro posible por qué ya no se cuenta con ese material en el almacén. También, se acompañará con una factura, orden de trabajo o solicitud de insumos.

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Los materiales deben ser almacenados según sus características y nivel de riesgo. Así se evitan pérdidas por deterioro. Esto también ayudará al inventario, ya que se podrá hacer más rápido si todo está en su lugar. Pero esto no quiere decir que un inventario se puede hacer por encima. Debes tener mucho cuidado y una planificación detrás para saber qué se tiene realmente.

Por último, los que trabajan en el almacén no pueden encargarse de las siguientes fases de control de la mercancía. Si lo hace otra persona, notará los errores y podrán corregirse. Por lo mismo es que recomiendo que se hagan revisiones sorpresas a los almacenes para ver que todo esté en orden y que las cajas tengan el producto que describen en su exterior.

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