10 funciones de Excel que todo Freelancer debe manejar

Eres freelancer y necesitas aprovechar todas las herramientas a tu favor.

Una hoja de cálculo te puede parecer lo más aburrido del mundo y en muchos casos lo es.

Pero también se puede convertir en tu mejor amigo si deseas sacarle el jugo como Freelancer.

Según un estudio de la Universidad de Harvard Excel tiene 500 funciones, 10 de ellas las deberían conocer y manejar todos los usuarios.

¿Cómo vas con eso?, ¿no me digas que sigues insertando tablas en Word?.

No le hagas eso a los desarrolladores de Microsoft, 750 millones de personas trabajan para mantenerlo actualizado para ti.

Aquí te dejo las 10 funciones que la Universidad de Harvard califica como básicas.

De seguro las necesitarás para avanzar en este maravilloso mundo del freelance.

1. Pegado especial

Aquí puedes seleccionar qué elementos copias y qué no, por ejemplo, si deseas solo la información sin el formato y las fórmulas.

¿Cómo usarlo?.

Al copiar la celda (Ctrl+C) pulsa Ctrl+Alt+V y selecciona lo que quieres. Alt+E+S+V es el comando para pegar lo que seleccionaste.

También puedes usar el menú y elegir la opción en el cuadro correspondiente.

2. Insertar varias filas

En ocasiones requerirás añadir varias filas al momento y resulta tedioso hacerlo una a una.

Esto facilita tu vida.

¿Cómo usarlo? aplica el comando (Ctrl+Shift++), selecciona el número de filas que agregarás y haz clic en el botón derecho.

Puedes usar la opción de “insertar filas de hoja” una vez selecciones antes las filas por anexar.

3. Relleno rápido

Este te ayuda si necesitas ingresar o cambiar muchos datos, es predictivo pues identifica tus patrones de trabajo y las cosas que haces.

¿Cómo usarlo?.

Pulsa Ctrl+E, o selecciona en el menú “Datos” y activa la opción de relleno rápido o relleno rápido automático.

4. Índice y coincidir

Estas dos funciones te permiten extraer datos y valores concretos que necesitas, de grandes hojas de cálculo.

Ya no tendrás que pasarte horas revisando cada hoja, Excel lo hace por ti.

Quizás te cueste un poco aprenderlo pero vale el esfuerzo.

¿Cómo usarlo?.

La función Índice tiene dos opciones: matricial y de referencia.

La primera (matriz;num_fil;[num_columna]) te permite buscar.

Mientras que coincidir (valor_buscado,matriz_de_busqueda;[tipo_de_coincidencia]) se utiliza para encontrar la posición de un dato en una lista.

5. Suma rápida

Esta probablemente fue la primera que aprendiste, pero ahora puedes hacerlo más rápido.

¿Cómo usarlo?.

Ubícate en la última celda, coloca Ctrl+Shit+= y listo.

6. Ctrl Z y Ctrl Y

Seguro ya sabes que Ctrl+Z lo empleas para revertir algún error inmediato, pero sabías que puedes recuperar lo borrado usando Ctrl+Y.

Puedes incluso hacerlo varias veces y te ayuda a recuperar varias metidas de pata.

7. Eliminar duplicados

Si trabajas con bases de datos o contactos, habrá mucha información que se repita y querrás suprimir.

¿Cómo hacerlo?.

Coloca en otra hoja lo que quieras borrar, selecciona la tabla, ve a “Datos” y haz click en “Quitar duplicados”

8. Congelar paneles

Fijar filas y columnas te sirve para no olvidar a qué corresponde cada dato si manejas demasiada información.

No importa cuanto te movilices, en la pantalla siempre sabrás de qué se trata.

¿Cómo usarlo?.

Elije lo que desees congelar, haz clic en “Vista” o “Visualización” y selecciona “Inmovilizar fila superior” o “inmovilizar columna”.

9. F4

Esas teclas sobre los números tiene varias funciones, en el caso de F4 para Excel te permite congelar un dato para que no cambie a modo de referencia, por ejemplo una tasa o porcentaje.

Y repetir la acción más reciente que hayas empleado.

¿Cómo usarlo?.

Presiona F4 cuando quieras hacer cualquiera de esas 2 cosas.

10. Ctrl+Flechas

Especialmente diseñada para grandes bases de datos, te permite acceder a la última cifra en cuestión de segundos.

¿Cómo usarlo?.

Presiona Ctrl+ flecha abajo si quieres llegar al final del documento o cualquiera de las flechas si deseas desplazarte o seleccionar datos.

Dedica el tiempo para aprender estos comando en Excel, quizás te lleve un par de horas pero te ahorrará mucho y mejorará tu productividad.

Cuéntame ¿conocías o ya usabas alguna de estas funciones? ¿Te gustaría conocer más para ayudarte con tu trabajo?.

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